Klarspråk på Kronofogden

Vi har åtta principer om klarspråk. De hjälper oss att skriva enkelt och begripligt så att mottagaren förstår. På den här sidan delar vi med oss av principerna och andra verktyg som du kan ha nytta av i ditt skrivande.

Åtta principer om klarspråk

Våra åtta principer om klarspråk riktar sig i första hand till dig som skriver – de hjälper dig att ha läsarens perspektiv. Du har även nytta av dem i muntlig kommunikation.

1. Utgå från läsaren

Ha läsarens perspektiv

Utgå från läsarens process och perspektiv. Skriv endast det som är relevant för läsaren och situationen. Förklara även vad som händer i nästa steg. Då hjälper du läsaren att agera, till exempel skicka in en ansökan, betala eller söka hjälp.

Skriv utifrån läsarens perspektiv

Exempel på bra formulering:

Din väntetid är X dagar.

Exempel på dålig formulering:

Vår handläggningstid är X dagar.

Exempel på bra formulering:

Du får mer tid på dig för att betala din skuld.

Exempel på dålig formulering:

Anstånd har beviljats.

Har texten flera läsare?

Ibland har din text flera olika läsare. Kanske är den ena läsaren en myndighet och den andra en privatperson. Skriv enkelt och begripligt så att så många som möjligt förstår din text.

Checklista

Texten

  • utgår från läsarens behov och kunskapsnivå
  • är tydlig med vad läsaren ska veta och göra
  • svarar på läsarens frågor och förklarar nästa steg i processen.

2. Börja med det viktigaste

Låt textens huvudbudskap komma först i texten. Ofta är det som är nytt i ett ärende viktigast. I ett beslut är själva beslutet viktigast, medan läsaren i ett mejlsvar snabbt vill få svar på sina frågor.

Sammanfatta huvudbudskapet

Mottagaren läser kanske inte hela texten. Då underlättar det att texten inleds med en sammanfattning av huvudbudskapet. I väldigt korta brev räcker det kanske med en sammanfattande mening.

Ett exempel:

”Hej! Tack för ditt mejl! Du har ingen skuld att betala till oss i dag. Däremot ser jag att du har fått ett brev med ett krav på att betala (ett föreläggande). Det är viktigt att du svarar att du har tagit emot brevet.”

Det viktigaste först

I Kronofogdens beslutsmall kommer det viktigaste först – själva beslutet. Så här ser rubrikerna ut i beslutet:

  • Beslut
  • Motivering till beslutet
  • Beskrivning av ärendet
  • Bestämmelser som beslutet grundas på
  • Vill du överklaga beslutet?
  • Har du frågor?
  • Avslutning som anpassas till beslutet

Låt också det viktiga komma tidigt i stycken och tidigt i meningar.

Checklista

Texten ger läsaren den viktigaste informationen

  • tidigt i texten
  • i en sammanfattning
  • tidigt i meningar och stycken.

3. Strukturera din text

Gör texten lättläst och överskådlig genom att använda dig av rubriker, underrubriker, sambandsord, en logisk styckeindelning och punktlistor.

Rubriker hjälper läsaren att orientera sig

Rubriken ska väcka intresse, men också vägleda och säga något om texten. En bra rubrik består ofta av fler än ett ord – undvik intetsägande rubriker som ”Allmänt”. Skriv tydliga och enkla rubriker som utgår från nyckelord (ett ord eller en fras som summerar det texten handlar om, till exempel ”Ansök om skuldsanering”). Du kan formulera rubriken som ett påstående, en uppmaning eller en fråga. I en lite längre text bidrar underrubriker till att läsaren hittar i texten.

Sambandsord binder samman

Bind samman texten och gör sambanden tydligare med sambandsord som ”eftersom”, ”därför”, ”alltså”, ”men” och ”däremot”. Ett exempel: ”Har du fått ett brev (föreläggande) med ett krav? Då ska du svara att du har tagit emot brevet.”

Styckeindelning underlättar för läsaren

Dela in texten i stycken med blankrad. Låt varje stycke bestå av en tankegång och inled stycket med en kärnmening, exempelvis ”Vår policy vägleder oss i arbetet. I den står det…”. Efterföljande meningar ger stöd åt och utvecklar kärnmeningen.

Punktlistor ger överblick

Punktlistor är ett alternativ när du till exempel ska räkna upp vad läsaren ska göra. Ett exempel:

”Du ska fylla i:

  • personnummer
  • kontaktuppgifter
  • namn på din firma.”

Texten innehåller

  • informativa rubriker och underrubriker
  • sambandsord som binder samman och gör samband tydliga
  • stycken som ger en paus mellan olika tankegångar
  • punktlistor som ger överblick.

4. Tänk på tonen

Tonen har betydelse, både för begripligheten och för hur läsaren uppfattar dig som avsändare. En vänlig ton bidrar också till läsarens möjlighet att ta till sig texten.

Använd gärna ett direkt tilltal – som ”vi” och ”du” – när det går. Undvik också att skapa distans med svåra ord och formella formuleringar.

Skriv ”hej” och välj ett direkt tilltal

Exempel på bra formulering:

Om jag har förstått dig rätt...

Exempel på dålig formulering:

Enligt den information som inkommit till myndigheten...

Vi uttrycker oss jämställt och inkluderande

Vi strävar efter ett språk som är jämställt och inkluderande. Det innebär att vi uttrycker oss könsneutralt när det handlar om personer i allmänhet och kön är oviktigt. Ett exempel är att vi inte använder ”han” som pronomen i en handbok.

Du kan uttrycka dig könsneutralt när du refererar till personer genom att vara konkret och skriva ”sökanden” eller ”den som vill ha betalt”, istället för att använda pronomen.

Du kan även använda ”hen” för att variera språket, men det används främst när könstillhörigheten är okänd, oviktig eller inte ska synas. ”Hen” fungerar då som ett alternativ till uttryck som ”han eller hon” och ”den”. Ett exempel: ”Betala direkt till sökanden. Då ska hen dra tillbaka sin ansökan”.

Undvik också uttryck som kan uppfattas som nedsättande. Skriv till exempel ”person med funktionsnedsättning” i stället för att kalla någon för ”funktionsnedsatt”. Ingen är sin funktionsnedsättning.

Använd om möjligt den benämning som personen själv använder. Om du inte vet, välj ord efter sammanhang och språklig situation.

Checklista

Texten

  • har ett direkt tilltal
  • har en vänlig ton
  • är skriven med ett jämställt och inkluderande språk.

5. Tala till läsaren

Ett direkt tilltal hjälper läsaren att förstå din text och till exempel snabbt uppfatta vad hen förväntas göra.

Hur ska du tilltala läsaren?

Skriv

  • ”du” till privatpersoner, det vill säga fysiska personer
  • ”vi” – när det passar och är tydligt vem som är avsändaren
  • ”ni” till företag och dödsbon.

Tala till läsaren, inte om läsaren

Du kan skriva ”du” i ett beslut. Du kan även skriva ”vi” om det är tydligt vem som är avsändare, till exempel om du i meningen redan nämnt avsändaren. Då räcker det ofta att du skriver "vi".

I Kronofogdens beslut står det till exempel i själva beslutsmeningen ”Kronofogdemyndigheten (Kronofogden) beslutar…”.

Därefter kan det exempelvis stå: ”Din skuld är fastställd genom ett beslut (utslag) och det har vunnit laga kraft. Det betyder att vi har beslutat att du är skyldig att betala din skuld.”

Anpassa dig till situationen

Som vanligt gäller det att anpassa sig till situationen. Säg ”ni” till ett företag, om du inte riktar dig till en enskild medarbetare som du tilltalar med ”du”. Ett exempel: ”Här fyller du i uppgifter om företaget”.

På samma sätt kan du skriva ”du” om du vänder dig till en företrädare för dödsboet: ”Om en anhörig avlider får du ett brev från oss”. Om du riktar dig till hela dödsboet skriver du däremot ”ni”: ”Ni är solidariskt betalningsansvariga”.

Checklista

Texten

  • har ett direkt tilltal och är anpassad till situationen
  • talar om avsändaren som ”vi” (när det passar och är tydligt vad ”vi” står för).

6. Skriv enkla meningar

Skriv aktiva meningar där läsaren tidigt i meningen får svar på frågan ”vem” och ”vad”. Undvik att skriva passiva meningar som saknar information om vem som gör något.

Låt huvudbudskapet komma först

I det andra exemplet nedan kommer verbet ”sälja” långt in i meningen, efter två bisatser. Passiva verbformer som ”säljs” gör meningen otydlig. Hjälp läsaren genom att skriva vem som gör något och vad hen gör (verbet) tidigt i meningen.

Exempel på bra formulering:

Kronofogden ska sälja fastighetsandelen, om det inte har kommit in en begäran om att sälja hela fastigheten. Vi säljer också andelen om försäljningen av hela fastigheten inte blir av.

Exempel på dålig formulering:

Om ett yrkande om indragning inte framställs, eller om en indragning av någon orsak inte kommer till stånd, säljs fastighetsandelen.

Undvik inskjutna bisatser

Den andra meningen ovan inleds alltså med en bisats och sedan skjuts ytterligare en bisats in. Bryt hellre ut den inskjutna bisatsen och gör en egen mening av den. Om du försöker pressa in för mycket information i en mening blir den ofta svårläst.

Variera meningslängden

Variera meningslängden i din text. Du kan växla mellan korta och långa meningar som består av 10–25 ord (kortare meningar går också bra).

Checklista

Texten är skriven med meningar

  • som är enkelt byggda, aktiva och utan inskjutna bisatser
  • där det viktiga verbet kommer tidigt
  • med varierande längd (max 25 ord långa).

7. Använd ett aktivt, enkelt och konkret språk

Ett aktivt språk

Låt det tydligt framgå vem som gör vad genom att byta ut passiva verb mot aktiva.

Exempel på bra formulering:

Du ska redovisa dina inkomster.

Exempel på dålig formulering:

Alla inkomster ska redovisas.

Ett enkelt språk

Undvik att göra om verb till fraser med substantiv:

Exempel på bra formulering:

betala, utmäta, yttra sig

Exempel på dålig formulering:

erlägga betalning, genomföra utmätning, inkomma med yttrande

Undvik långa sammansatta substantiv och verb:

Exempel på bra formulering:

skyldig att betala

Exempel på dålig formulering:

betalningsskyldighet

Välj korta prepositioner i stället för långa:

Exempel på bra formulering:

om, på, till, för

Exempel på dålig formulering:

avseende, beträffande, rörande

Välj konkreta ord

Språket blir också enklare om du väljer konkreta ord i stället för abstrakta:

Exempel på bra formulering:

medarbetare, utbildning, nå mål

Exempel på dålig formulering:

personella tillgångar, utbildningsåtgärd, fullgöra målsättningar

Checklista

Texten är skriven med

  • aktiva verb i stället för passiva
  • ett enkelt språk, till exempel korta ord i stället för långa
  • konkreta ord, i stället för abstrakta.

8. Använd moderna ord och förklara nödvändiga fackord

Förklara nödvändiga fackord

Det finns fackord som är nödvändiga i en verksamhet. Förklara fackordet för läsaren genom att skriva den enklare förklaringen först och fackordet inom parentes direkt efter.

Exempel på bra formulering:

Ni har ett gemensamt (solidariskt) betalningsansvar.

Exempel på dålig formulering:

Ni har ett solidariskt betalningsansvar.

Gör omskrivningar

Skriv om för att slippa använda fackord som ”gäldenär”:

  • Skriv ”den som ska betala”.
  • Skriv ”du” till gäldenären.
  • Skriv ”din anställda/medarbetare” när du vänder dig till arbetsgivaren.

Byt ut när det går

Exempel på bra formulering:

Skulden ska vara betald senast den 30 november.

Exempel på dålig formulering:

Skulden förfaller till betalning den 30 november.

Exempel på bra formulering:

dom, utslag, beslut

Exempel på dålig formulering:

exekutionstitel

Kronofogdens ordlista

I Kronofogdens ordlista hittar du förklaringar till myndighetens fackord.

Använd moderna ord

Föreligga, rådrum och erhålla… Ålderdomliga ord gör texten stel och opersonlig. Du riskerar också att läsaren inte förstår. Du kan få tips på hur du ersätter ord i Kronofogdens ordlista eller i Svenska Akademiens ordböcker på svenska.se. Du kan också besöka Sveriges nationella termbank, Rikstermbanken.

Checklista

Texten

  • innehåller förklaringar till nödvändiga fackord
  • innehåller enkla ord i stället för svåra
  • består av moderna ord.

Kronofogdens ordlista

I ordlistan hittar du förklaringar till ord som vi använder i vår verksamhet. Ta hjälp av ordlistan om du läser ord du inte förstår eller om du vill få orden översatta till engelska.

Ordlista

Skrivregler att tänka på

Förutom att vi ska skriva enkelt och begripligt ska vi också skriva korrekt. Här följer ett urval av skrivregler som underlättar för dig och din läsare.

Några skrivregler

Avstavningar

Undvik helst att avstava ord i din text, eftersom avstavning kan vara ett hinder i läsningen. Det gör inget att högermarginalen blir ojämn – det gör texten mer lättläst.

Du kan avstava i ordled (”skuld-sanering”) eller i gränsen mellan stavelser (”skuldsa-nering”).

Avstava inte

  • förkortningar och siffertal som ”bl.a.” och ”200 000”
  • siffror och tillhörande tecken eller ord som ”35 %” och ”2 250 kr”.

Här kan du lägga in ett fast mellanslag med Ctrl + shift + blanksteg.

Datum, klockslag och telefonnummer

I löpande text skriver du datum med månadens namn och dag: ”den 24 september 20XX”. I brevhuvuden och liknande skrivs datum med bindestreck: ”20XX-09-24”.

Svensk standard för klockslag är ”klockan 14.35” eller ”kl. 14.35”.

Telefonnummer brukar grupperas så att de är lätta att uppfatta och memorera. Telefonnummer till fasta operatörer kan du skriva så här: ”08-123 123” eller ”08-12 31 23”. Mobilnummer skriver du så här: ”070-831 32 33” eller ”0708-31 32 33”.

Förkortningar

Huvudregeln är att undvika förkortningar. Det finns flera skäl till det, till exempel begriplighet och rättssäkerhet. Här är några regler om du ändå behöver använda en förkortning:

  • Använd bara etablerade förkortningar.
  • Vissa förkortningar behöver du inte förklara, till exempel ”bl.a.” och ”dvs.”.
  • Andra förkortningar ska du bara använda vid brist på utrymme, till exempel i en tabell: ”enl.” och ”ev.”.
  • Använd punkt i förkortningar med avbrutna ord som ”fr.o.m.”.
  • Börja aldrig en mening med en förkortning.
  • Skriv aldrig två förkortningar efter varandra.
  • Skriv ut enheter i löpande text: ”Kronor”, ”miljoner” och ”procent” är tydligare än ”kr”, ”mn” och ”%”.

Hänvisning till lagstiftning

Placera hellre laghänvisningen i en separat mening eller inom en parentes i slutet av meningen. Exempel ”Kronofogden utmäter….. Det står i 3 kap. 11 § utsökningsbalken” eller ”Kronofogden utmäter… (3 kap. 11 § utsökningsbalken)”.

Stor och liten bokstav

Skriv egennamn med stor bokstav, till exempel Kronofogden. Avdelningar och enheter skriver du också med stor bokstav när de har karaktären av namn, till exempel ”Skuldsaneringsenheten”.

Om enheten har ett geografiskt beskrivande led efter namnet ska det stå med liten bokstav, till exempel ”Verkställighetsenheten norr”.

När du syftar på en typ av avdelning skriver du benämningen med liten bokstav, till exempel ”it-avdelning”. Det gör du också om du internt använder en kortform av ett avdelnings- eller enhetsnamn, till exempel ”Jag arbetar i verkställigheten”.

Styckeindelning

Dela in texten i stycken för att den ska bli mer lättläst. Låt varje stycke bestå av en tankegång. Lägg inte in en blankrad, utan använd i stället en formatmall som har ett inställt avstånd efter stycket. Annars blir dokumentet inte tillgängligt för den som får texten uppläst.

Hur skriver jag?

Ska eller skall

Skriv ”ska”, inte ”skall”.

Mejl eller mail

Skriv ”mejl” eller ”e-post”, inte ”mail”. Det enskilda meddelandet kan kallas för ”e-brev”, ”e-postmeddelande” eller ”mejl”.

Några skiljetecken och andra skrivtecken

Paragraftecken

Om du behöver hänvisa till författningstext ska siffran stå före paragraftecknet: ”4 §”. Hänvisar du till flera paragrafer skriver du: ”i 2–7 §§” eller ”i 2, 4 och 11 §§”. Vill du hänvisa till alternativa författningsparagrafer skriver du bara ett paragraftecken: ”i 5, 7, 12 eller 23 §”.

Procent

Skriv ut ordet ”procent” i löptext. I exempelvis en tabell använder du procenttecknet. Ha då ett mellanslag mellan siffran och procenttecknet: ”12 %”.

Tankstreck

Du använder tankstreck kring inskjutna satser, till exempel ”När en person frågar om skuldsanering – särskilt om personen är ung – är det viktigt att tipsa om kommunens budget- och skuldrådgivning”. Du använder även tankstreck i repliker och i betydelsen ”från...till” och ”mellan...och” och ”mot”. Exempel: ”klockan 8.00–9.00”, ”2023–2024” och ”Andersson–Kristersson”.

Verktyg för att skriva enkelt och begripligt

Kronofogdens skrivhandledning bygger på åtta principer om klarspråk. Den visar hur du kan skriva enkelt och begripligt utifrån mottagarens perspektiv. Skrivhandledningen tar också upp skrivregler och andra tips som hjälper dig i ditt skrivande.

Du som skriver texter och arbetar i en myndighet, kommun eller annan offentlig verksamhet, kan läsa om skrivregler i Myndigheternas skrivregler. Du kan också ta hjälp av verktyget Klarspråkshjälpen eller språktjänsten Frågelådan för att skriva vårdat, enkelt och begripligt. Verktygen hittar du på Institutet för språk och folkminnens webbplats.

Checklista

Tips för en korrekt och begriplig text är också att

  • läsa igenom din text – datorn upptäcker inte allt
  • be någon annan läsa igenom texten.

Så jobbar vi med klarspråk

”Det handlar alltid om den
som skriver eller ringer. Vi
behöver anpassa oss till
mottagarens behov.”

Charlotta, kundservice

Läs mer om Charlotta

”En vänlig ton och klarspråk
har betydelse för hur
mottagaren uppfattar oss
som myndighet.”

Karin, kronofogde

Läs mer om Karin

”Jag tänker mig in i
mottagarens situation och
förklarar ord som är svåra.
Det är viktigt att mottagaren
förstår våra beslut eller nästa
steg i processen.”

Anders, kronoinspektör

Läs mer om Anders

Skriv så att mottagaren förstår

Nu får du öva på att skriva så att mottagaren förstår. Varje övning består av två mejl – en fråga till Kronofogden och vårt svar. Våra svar följer inte principerna om klarspråk.

I den första övningen får vi en fråga från en person som tagit emot ett krav på betalning. I den andra övningen blir vi kontaktade av en förälder till ett barn som vill få betalt.

Din uppgift

Skriv ett mejlsvar som hjälper mottagaren att förstå och agera. Ta hjälp av principerna om klarspråk och våra tips om hur du skriver begripliga mejl. Du kan också få stöd av information på webbplatsen.

Skriv ett mejl som innehåller

  • en inledning med en hälsning och ett ”tack för ditt mejl”
  • en ”brödtext” där mottagaren får svar på
    • ”vad”, till exempel svar på frågor eller ett besked
    • ”varför”, till exempel vilka bestämmelser beskedet grundar sig på
    • ”vem”, ”hur” och ”när” – så att mottagaren kan agera
    • vad som händer i nästa steg
  • tips om e-tjänster och information på webben
  • en avslutning med en hälsningsfras som ”vänliga hälsningar”.

Klarspråksövning 1 – skriv ett bättre mejlsvar

Mejlfråga till oss

Hej!

Jag har fått ett föreläggande från er. Vad är det? Det står inga betalningsuppgifter och jag är säker på att jag inte är skyldig någon pengar.

MVH
[namn, personnummer]

Mejlsvar från oss

Hej!

Det är ett betalningsföreläggande och någon vill att du ska betala.

Svaranden kan logga in på Mina sidor på Kronofogdens webbplats och se vad det gäller.

Betalningsinformation finns här: OCR-beräkning

[namn]

Klarspråksövning 1 – förslag på svar

Kommentar

Mejlsvaret följer inte principerna om klarspråk. Tänk på det här när du skriver ett mejlsvar:

  1. Utgå från läsaren – Skriv ett svar som svarar på läsarens frågor och hjälper hen att agera. Förklara att läsaren behöver svara att hen har tagit emot brevet (föreläggandet). Skriv att läsaren kan invända mot (bestrida) kravet, om hen anser att det inte stämmer. Det är också hjälpsamt att hänvisa till information på webbplatsen.
  2. Börja med det viktigaste – Förklara vad det är för brev och lyft fram att läsaren behöver svara att hen har tagit emot kravet.
  3. Strukturera din text – Skapa en bättre struktur genom att använda styckeindelning, punktlistor och sambandsord som "också", "börja med" och "sedan".
  4. Tänk på tonen – Låt mejlsvaret få en vänlig och hjälpsam ton genom att rikta "hej" till en person och tacka för mejlet. Förklara hur läsaren går tillväga, var hen hittar mer information och avsluta med "vänliga hälsningar". Använd ett enkelt och begripligt språk.
  5. Tala till läsaren – Svaret växlar mellan "du" och "sökanden". Välj ett mer personligt tilltal genom att skriva "du", men du kan också skriva "vi" och "vår webbplats".
  6. Skriv enkla meningar – Skriv meningar där det tidigt står vem som gör något och vad hen gör (verbet).
  7. Använd ett aktivt, enkelt och konkret språk – Välj aktiva verb, enkla ord och konkreta exempel som hjälper läsaren att agera, istället för att endast hänvisa till webbplatsen.
  8. Använd moderna ord och förklara nödvändiga fackord – Byt ut eller förklara ord som "betalningsföreläggande" och "svaranden".

Förslag på svar

Hej [namn]!

Tack för ditt mejl. Du har fått ett brev (föreläggande) för att någon (sökanden) ansökt om att du ska betala. Sökanden vill att vi fastställer kravet.

Börja med att svara att du har tagit emot brevet. Svaret betyder inte att du godkänner kravet. Du kan svara på ett av följande sätt:

  • Logga in och svara på Mina Sidor
  • Skriv under och skicka tillbaka mottagningsbeviset (delgivningskvittot) som finns i brevet.
  • Ring oss på 0771-73 73 00. Ha gärna brevet till hands under samtalet.

Sedan behöver du ta ställning till om kravet är rätt eller fel. Om du tycker att det är fel kan du invända mot (bestrida) kravet. Det kan du göra på Mina Sidor, via mejl eller i ett brev.

I brevet står det hur lång tid du har på dig att agera. Om du inte agerar kan vi besluta att du är skyldig att göra det som står i kravet.

Du kan läsa mer på vår webbplats: Någon vill att du ska betala

Vänliga hälsningar
[namn]

Klarspråksövning 2 – skriv ett bättre mejlsvar

Mejlfråga till oss

Hej!

Mitt ex har en skuld till vårt gemensamma barn, [namn, personnummer].

Nu har jag fått ett brev om att jag ska komplettera min ansökan med ett intyg om att barnet börjar årskurs 3 på gymnasiet.

Hur vill ni ha det? Intyg från regionen eller gymnasieskolan?

Med vänlig hälsning
[namn, personnummer]

Mejlsvar från oss

Hej,

Beträffande [namn, personnummer]:s mål behövs inte ett intyg från skolan, utan det räcker att KFM får uppgifter från sökanden om när utbildningen påbörjades och vilket datum den kommer att avslutas, samt fullmakt i original eftersom [namn] är myndig och sökanden är ombud. Om ansökan inte kompletteras kommer den att avvisas.

[namn]

Klarspråksövning 2 – kommentar och förslag på svar

Kommentar

Mejlsvaret följer inte principerna om klarspråk. Tänk på det här när du skriver ett mejlsvar:

  1. Utgå från läsaren – Skriv ett svar som svarar på läsarens frågor och hjälper hen att agera. Nu saknas viktig information och svaret är svårt att förstå. Skriv kortare meningar, välj enklare ord, undvik förkortningar (KFM står för Kronofogden) och låt texten ha en mer personlig ton.
  2. Börja med det viktigaste – Lyft fram att det är läsaren själv som ska skicka ett intyg och vad intyget ska innehålla.
  3. Strukturera din text – Skapa en bättre struktur genom att använda styckeindelning, punktlistor och sambandsord som "därför" och "eftersom".
  4. Tänk på tonen – Låt mejlsvaret få en vänlig och hjälpsam ton genom att rikta "hej" till en person och tacka för mejlet. Ge tips om var läsaren hittar mer information och avsluta med "vänliga hälsningar". Uttryck dig enkelt och begripligt.
  5. Tala till läsaren – Välj ett mer personligt tilltal genom att skriva "du" och "vi" istället för "sökanden" och "KFM".
  6. Skriv enkla meningar – Variera gärna mellan korta och långa meningar, men undvik meningar som är längre än 25 ord. Nu består svaret av en mening som är 42 ord lång.
  7. Använd ett aktivt, enkelt och konkret språk – Välj aktiva verb, enkla ord och konkreta exempel som hjälper läsaren kan förstå och agera: "Du kompletterar ansökan genom att..." istället för "ansökan kompletteras".
  8. Använd moderna ord och förklara nödvändiga fackord – Använd enkla uttyck och förklara fackord som "fullmakt" och "ombud".

Förslag på svar

Hej [namn]!

Tack för ditt mejl. Du behöver inte kontakta skolan, utan kan själv intyga

  • att [namn] börjar i årskurs 3 på gymnasiet
  • när hen började på gymnasiet
  • när hen är klar med gymnasiet.

Du behöver också skicka in en skriftlig handling (fullmakt) där det står att du representerar ditt barn (är ombud), eftersom ditt barn är myndig. I fullmakten skriver du

  • ditt och barnets namn, personnummer och adress
  • målnummer
  • fullmaktens giltighetstid
  • datum.

[Namn] ska underteckna fullmakten. Skicka in den i original per post till [adress].

Du kan läsa mer på vår webbplats: kronofogden.se

Vänliga hälsningar
[namn]